Consiste en atraer e interesar a personas, que cumpliendo con los requisitos fijados por la organización, puedan incorporarse para ocupar las vacantes disponibles. Estas vacantes se pueden haber producido por renuncias, despidos, traslados, ascensos, nuevos cargos. La planeación de personal va a permitir determinar anticipadamente tanto cualitativa como cuantitativamente las personas necesarias para la organización. El reclutamiento debe considerar las necesidades de la organización; dónde, cómo y cuando buscar, de los individuos y de la sociedad.
Se puede definir el reclutamiento como un conjunto de actividades que realiza una organización para atraer personas calificadas y seleccionar aquellas que puedan cubrir sus necesidades de trabajo. Para ello se utilizan las fuentes de reclutamiento, es decir, el origen de la persona que llenará la vacante, que puede ser interna (trabaja en la organización) o externa (está afuera de la empresa).
RECLUTAMIENTO INTERNO
La utilización de esta fuente surge cuando la empresa necesita cubrir un puesto de trabajo y la empresa realiza una promoción de sus empleados (movimientos verticales) o traslados (movimientos horizontales). Este tipo de fuente de reclutamiento tiene ventajas y desventajas.
Ventajas: Económico, Rápido, Da igualdad de oportunidades, Impacta positivamente en la motivación, Es más predictivo en términos de resultados.
Desventajas: Puede deteriorar las relaciones interpersonales, no encontrar al candidato con las competencias necesarias.
RECLUTAMIENTO EXTERNO
Ventajas: Renueva el Recurso Humano de la empresa, nuevas formas de abordar los problemas internos, incorpora personas con ideas nuevas, aprovecha inversiones en formación.
Desventajas: Más caro, requiere de más tiempo, es menos predictivo, limita el desarrollo de carrera.
FUENTES DE RECLUTAMIENTO EXTERNO
Las fuentes utilizadas más frecuentemente son: Instituciones de Educación, en este caso el costo es menor y existe mayor certeza de las capacidades de los candidatos. Publicaciones en Prensa, tiene una mayor cobertura y es un proceso rápido. Postulaciones Espontáneas, bajo costo y existe una gran cantidad de información.
RECLUTAMIENTO MIXTO
En muchas oportunidades las organizaciones consideran un tipo de fuente para el reclutamiento de personal, pero no siempre se logra obtener a las personas que requiere el cargo a proveer, se puede partir con una fuente externa y derivar a una interna o utilizar ambas simultáneamente, en este caso, estamos en presencia de un reclutamiento mixto.
SELECCIÓN
Este proceso consiste en encontrar a las personas que de acuerdo a sus características y competencias profesionales sean las más adecuadas para ocupar un cargo. Es importantísimo para ello responder las siguientes preguntas: ¿Qué persona? En este caso se deberá considerar formación, experiencia y competencias. ¿Para qué cargo? Funciones a realizar y competencias ¿En qué organización? Se debe considerar su diseño estructural, clima y cultura organizacional, mercados potenciales. Un buen proceso de selección redunda en una mejora del potencial humano de la organización, facilita el proceso de adaptación. La selección considera las siguientes etapas: entrevista preliminar, administración de exámenes (pruebas técnicas, evaluación sicológica), entrevista principal, verificación de antecedentes, contratación.
ETAPAS
A) Entrevista preliminar: es el primer encuentro entre el candidato y el encargado del proceso de selección de la organización y consiste en un intercambio de información tanto de la empresa como del candidato y sirve para formarse una primera opinión, es decir, una evaluación informal. B) Administración de exámenes: son instrumentos que permiten evaluar la compatibilidad de quienes están postulando a un cargo y los requerimientos de éstos.
Exámenes de admisión
Un examen consiste en una prueba, entrevista o conjunto de estas cuya finalidad es medir aspectos del individuo, tales como, inteligencia, actitudes, personalidad.
Principios y Características de los exámenes Los exámenes se deben fundar en determinar principios y poner ciertas características que permitan cumplir sus propósitos: - Se deben diseñar sobre la base del trabajo que se va a realizar (funciones del cargo) - Deben tener validez (medir lo que se pretende medir)
Características: - Estandarizados: deben ser constatados y verificados en un gran número de personas - Inédito: que no sea conocido por los postulantes - Interesante: debe atraer la atención del postulante
Clasificación
Existen muchas clasificaciones de los exámenes, dentro de las cuales están las que tienen que ver con los criterios y la topología de los exámenes. Criterio de operación: se refiere a la forma en que el examen se va a trabajar, se clasifican en: - Proyectivos: respuestas a las preguntas son abiertas sin limitaciones. No proyectivos: respuestas ilimitadas (alternativas, preguntas cerradas) - Factoriales: se comparan los exámenes. No factoriales: no hay relación entre las pruebas.
Criterio de área, de acuerdo a lo que se desea conocer será el ámbito de lo que se examine: - Personalidad: exploran rasgos del carácter, temperamento, creatividad. - De suficiencia: pruebas de inteligencia, conocimientos y actitudes
Criterio forma de aplicación: para realizar un examen se requieren de ciertas formas, instrumentos o materiales para su aplicación: - Mudos: se realizan sin hablar (hacer figuras, armar rompecabezas) - Orales - Escritos - Instrumentales (medición práctica a través de equipos)
Criterio de composición: cantidad de pruebas que se van a aplicar: - Exámenes únicos: una prueba para conocer un determinado aspecto del candidato. - Exámenes graduados: exámenes con dificultad creciente. - Batería: miden distintos aspectos del examinado.
ENTREVISTAS
Es un diálogo que se realiza con el propósito de obtener información sobre algunos aspectos determinados del postulante.
C) Entrevista principal
En esta etapa se trata de verificar si el candidato está en condiciones de desempeñarse en el cargo. Es una entrevista formal respecto de los requerimientos del cargo y la capacidad del entrevistado.
TIPOS DE ENTREVISTAS
Entrevista en Profundidad o no Estructurada: el entrevistador cuenta solamente con un esquema general de los temas que cubrirá la entrevista. Los entrevistados se pueden extender en sus respuestas. Este sistema es poco confiable ya que en algunas oportunidades se pueden no considerar aspectos relevantes del postulante.
Entrevista Estructurada: en este caso tiene una estructura definida y el entrevistado debe responder de acuerdo a una pauta determinada, su elaboración ha sido realizada antes que comience la entrevista. Este sistema es mucho más confiable, pero es a su vez, demasiado rígido pues no permite ni al entrevistador ni al entrevistado explorar aspectos que pueden ser interesantes.
Entrevista ante un Tribunal o Panel: en este caso son varias las personas que entrevistan al candidato.
Entrevista de Tensión: el entrevistador busca irritar e incomodar al entrevistado para ver su reacción.
- La entrevista es importante en dos momentos del proceso de selección; al comienzo y al final.
D) Verificación de antecedentes
En esta etapa se verifican los antecedentes presentados por el candidato, ya sea con instituciones y personas, para ratificar la información. Especial cuidado deberá poner el profesional de recursos humanos en lo referente a la objetividad de las referencias laborales. Una vez finalizada la entrevista y la verificación de antecedentes, se confeccionan la terna o quina que será presentada al departamento de recursos humanos para su decisión.
Examen médico: es sumamente importante incorporar personas que no presenten problemas de salud y que estén habilitadas para realizar su trabajo, especialmente para evitar el ausentismo laboral.
E) Contratación: es la última etapa del proceso de selección y corresponde al establecimiento de la relación contractual entre la persona seleccionada y la organización.
PROCESO DE LA ENTREVISTA
La entrevista considera las siguientes etapas:
- Preparación del entrevistador: el entrevistador antes de iniciar la entrevista debe prepararse ,debe revisar los antecedentes de todos los postulantes antes de tener contacto con ellos, elaborar preguntas específicas que le permitan obtener información respecto a los principales intereses de los postulantes, actitudes y antecedentes, es imprescindible, para esto, trabajar con el CV de los postulantes. Deberá lograr interesar a los entrevistados respecto de la organización, y tener claridad de los temas a abordar y de aquellos ajenos a la entrevista.
- Crear un ambiente de confianza: es importante lograr un ambiente de aceptación recíproca que permita una mayor naturalidad en el intercambio de información. Es fundamental considerar las siguientes reglas: que sea en privado (los postulantes se sienten con mayor libertad para hablar); que no hayan distracciones (teléfono que suena, interrupciones de personas); que se sienta cómodo (depende del comportamiento del entrevistador).
- Intercambio de información: lo fundamental en la entrevista es la conversación, para ello el entrevistador debe lograr la confianza del postulante a través de las preguntas que hace o que permite que le hagan.
- Término: cuando se han realizado las preguntas que se habían considerado, es necesario finalizar la entrevista. Se puede preguntar o aclarar dudas del postulante, además se le informa de los siguientes pasos del proceso.
- Evaluación: el entrevistador debe llevar un registro de las respuestas y sus impresiones de los candidatos entrevistados.
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO
Al estimar las necesidades de personal, las organizaciones determinan cuantitativamente y cualitativamente sus requerimientos, los que posteriormente se expresarán en la descripción y análisis de cargo. La descripción de cargos se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, es la enumeración de las tareas (qué hace el ocupante), la periocidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos que utiliza para su ejecución (cómo lo hace) mientras que el análisis se refiere a los requisitos que deben cumplir quienes aspiran a ocupar el cargo, es decir, sus aspectos extrínsecos. La descripción del cargo está relacionada con el contenido del mismo (aspectos intrínsecos) y las especificaciones o requisitos (aspectos extrínsecos) con las características relacionadas con el soporte educacional, experiencia etc.
Los aspectos intrínsecos del cargo comprenden: nombre del cargo, posición del cargo en el organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión, comunicaciones), contenidos del cargo (tareas; diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.) El análisis (aspectos extrínsecos ) comprende cuatro áreas de requisitos: requisitos intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas y condiciones de trabajo. Requisitos intelectuales, pueden ser adquiridos (soporte académico, conocimientos generales, experiencia profesional), inherentes (inteligencia, memoria, liderazgo, iniciativa).
Requisitos físicos, se relacionan con los esfuerzos físicos, mentales, el cansancio y la capacidad física de quien va a ocupar un cargo. Se incluyen; capacidad visual, destrezas, habilidades, esfuerzo físico necesario, etc. Responsabilidades implícitas, se refiere a las obligaciones que tiene el ocupante del cargo respecto de supervisión, cumplimiento de metas, materiales, herramientas y equipos que se utilizan, patrimonio de la empresa, etc. Su responsabilidad se extiende, además, a contactos internos o externos, información confidencial. Condiciones de trabajo, se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se realizará el trabajo, riesgos involucrados.
INDUCCIÓN
El objetivo de la inducción es socializar e integrar al personal a la empresa. Entregar la información que el nuevo empleado requiere para la realización de sus funciones es fundamental, así como, la información sobre las normas, políticas y cultura organizacional. El éxito de la inducción impactará en la motivación y grado de compromiso del nuevo empleado.
LOS PRINCIPALES FINES DE LA INDUCCIÓN SON:
- Reducir la rotación del personal: Un buen proceso de inducción ayudará a reducir la rotación de personal en la medida que el nuevo empleado sienta que su aporte es válido y reconocido por los supervisores y pares.
- Ahorrar tiempo a los jefes y compañeros de trabajo: Si se le entrega la ayuda que necesita en la realización de sus funciones al asumir el cargo.
- Reducir el estrés: Existe un grado de ansiedad en el trabajador en términos de no rendir en el desarrollo de su función, por lo tanto, darle a conocer lo que se espera de él, es fundamental, para reducir la tensión.
- Reducir costos: Al realizar una buena inducción, se disminuirá el tiempo de adaptación, lo que redundará positivamente en una reducción de costos.
LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INDUCCIÓN SON:
- Dar a conocer al personal la filosofía y políticas de la empresa. - Maximizar la contribución individual. - Lograr una rápida integración grupal. - Informar acerca de las normas y procedimientos de la organización. - Ahorrar tiempo y trabajo al nuevo empleado y a la organización. - Mejorar la comunicación.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN
El programa de inducción pretende entregar conocimientos técnicos, funcionamiento de la empresa y de las tareas del cargo. Respecto de la empresa ( su historia, estructura, políticas y normas, líneas de productos, nombre y funciones de los principales directivos), en el área de recursos humanos (políticas salariales, vacaciones, capacitación, servicios médicos, beneficios), en relación a los integrantes de la empresa (presentación de los directivos, jefes, compañeros de trabajo, subalternos), en las funciones o tareas ( descripción del cargo, labores de responsabilidad del empleado, ubicación en el puesto de trabajo).