Uno de los aspectos más importantes para que las personas estén satisfechas con sus trabajos es que utilicen al máximo sus conocimientos y habilidades para hacer contribuciones realistas a sus organizaciones. El objetivo principal de la capacitación es lograr que los empleados contribuyan de una manera más efectiva a los objetivos de esta, pretendiendo lograr de parte de ellos un nivel de desempeño y calidad que cubra sus necesidades y las de la organización. Vamos a entender la capacitación como un proceso de aprendizaje, destinado a modificar ciertas conductas de los empleados; orientados a facilitar, preparar y desarrollar habilidades, las aptitudes y el nivel de conocimientos de los empleados, que son necesarios para el mejor desempeño de sus actuales y futuros cargos.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN
La capacitación incide fuertemente en el cambio y mejoramiento de la organización, para ello debe orientar sus esfuerzos al logro de objetivos que le permitan lograr dichos cambios. Estos objetivos son:
Objetivos Generales
- Alcanzar los objetivos de la Organización, de corto y largo plazo. - Aumentar la productividad laboral. - Elevar el nivel de satisfacción personal. - Contribuir a una fluida adaptación a los cambios.
Objetivos específicos
Para el desarrollo de la empresa: - Solucionar problemas productivos, administrativos, u otros cuando sea su competencia. - Adaptar a la empresa a los avances tecnológicos. - Preparar a los trabajadores conforme al plan de RR.HH. de la empresa. - Prever oportunamente los problemas, por falta de capacitación. - Apoyar el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.
Para el desarrollo del trabajador: - Contribuir a la ubicación y adaptación del trabajador a su puesto de trabajo y a la organización. - Nivelar los conocimientos técnicos y las destrezas básicas. - Orientar y motivar a los trabajadores para que, por medio de la capacitación, logren su desarrollo personal. - Evaluación de los resultados.
ETAPAS DE LA CAPACITACIÓN
Para el éxito de la capacitación es necesario que esta se encuentre bien estructurada en términos de su desarrollo, para estos efectos se distinguen cuatro etapas o procesos: - Detección de necesidades de capacitación. - Diseño del programa de capacitación. - Ejecución del programa de capacitación. - Evaluación de los resultados.
1) DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: Los directivos de las organizaciones siempre deben estar atentos a las señales de los empleados respecto a necesidades de capacitación. Creciente número de rechazos, de desperdicios, de accidentes, mala calidad de los productos, pueden ser algunas de esas señales. Los pasos a seguir para detectar estas necesidades son:
- Análisis organizacional: este análisis coloca el énfasis en el estudio global de la organización, sus objetivos y sus recursos y la forma como se relacionan con la visión y misión de la empresa.
- Análisis de los recursos humanos: se deberá determinar los comportamientos, actitudes y competencias para alcanzar los objetivos organizacionales. Este análisis se enfoca en las personas en su posición actual y futura.
- Análisis de cargos: revisión de los requisitos para ocupar un cargo, especificaciones y cambios en los cargos.
2) DISEÑO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: El programa comprende tanto a los instructores como a los trabajadores dependiendo de las necesidades. Deberá contener, además, los métodos de capacitación y los contenidos del mismo, los objetivos, instructores, locales y tiempos involucrados. Los participantes deberán percibir el programa como interesante y relevante para sus aspiraciones.
3) EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: La implementación del programa de capacitación implica determinar su conducción y aplicación a través de gerencia de línea, staff, o terceros, como asimismo, las técnicas educativas a implementar. Estas pueden ser:
En cuanto al uso: orientadas hacia el contenido (conferencia, instrucción programada), orientadas hacia el proceso (dramatización, entrenamiento de la sensibilidad, desarrollo de grupos), mixtas (estudios de casos, juegos y simulaciones, conferencias y técnicas diversas en el sitio de trabajo). En cuanto al tiempo (época): antes del ingreso a la empresa (programa de inducción o de integración a la empresa), después del ingreso a la empresa (entrenamiento en el sitio de trabajo o por fuera del sitio de trabajo, fuera del servicio). En cuanto al sitio de trabajo: en el sitio de trabajo (entrenamiento en tareas, rotación de cargos, enriquecimiento de cargos), fuera del sitio de trabajo (clases, películas, debates, simulaciones, juegos).
4) EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS: El impacto de la capacitación en la organización debe medirse en función de los resultados obtenidos. La evaluación debe comprender aspectos como:
4.1 Evaluación en el nivel organizacional: - Mejoramiento de la imagen. - Mejoramiento del clima. - Mejoramiento relación empresa empleados. - Mejoramiento atención a clientes. - Manejo del cambio e innovación.
4.2 Evaluación a nivel de recursos humanos: - Reducción de la rotación y ausentismo. - Aumento en la eficiencia personal. - Aumento de conocimientos. - Cambios de actitud y comportamientos.
4.3 Evaluación en el nivel de los cargos: - Ajuste de las personas a los requisitos del cargo. - Reducción del índice de accidentabilidad.
4.4 Evaluación en el nivel de entrenamiento: - Cumplimiento de los objetivos del entrenamiento. - Retorno sobre la inversión del entrenamiento.
ESTRATEGIAS DE CAPACITACIÓN
- Capacitación en el puesto: Contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. - Rotación de puestos: Con el propósito de proporcionar a sus empleados experiencias en varios puestos, algunas empresas alientan la rotación del personal de una a otra función. - Relación experto aprendiz: En las técnicas de capacitación que utilizan una relación entre un maestro y un aprendiz. - Actuación o sociodrama: La técnica de actuación o sociodrama obliga al capacitando a diseñar diversas identidades. - Estudio de casos: Mediante el estudio de una situación específica real o simulada, la persona en capacitación aprende sobre las acciones que es deseable aprender en circunstancias análogas. - Lecturas, estudios individuales, instrucción programada: Las materias de instrucción para el aprendizaje individual resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersión geográfica o de gran dificultad para reunir un grupo de asistentes a un programa de capacitación.
COMPETENCIAS
“Conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes cuya aplicación en el trabajo se traducen en un desempeño superior que contribuye el logro de los objetivos de la organización” Habilidad (poder hacer), conocimientos (saber hacer), actitud (querer hacer).
CAPACITACIÓN POR COMPETENCIAS
Según SENCE, la competencia es una capacidad en acción; que consta de habilidades, conocimientos y actitudes, como suma de elementos. Por tanto, esta combinación de atributos de una persona que, en un momento dado despliega conjuntamente, permite establecer que un desempeño se pueda identificar como “competente”. Entonces, ¿cuándo una persona es competente? Solamente en el momento que está haciendo o ejerciendo ese desempeño, no antes, cuando, por ejemplo, se están aplicando sólo pruebas de conocimiento. Estas pruebas pueden mostrar capacidades que permiten estimar que la persona es competente, pero solamente en un nivel de inferencia.
Competencias Laborales
Es la “capacidad de una persona para desempeñar las actividades que componen una función laboral, en un contexto real de trabajo, según los estándares y calidad esperados por el sector productivo. Un estándar (norma) de competencia laboral describe lo que el trabajador debe ser capaz de hacer, la forma en que puede juzgarse si lo que hace está bien logrado y el contexto laboral en el que se espera que lo haga” (SENCE, 2003)
O en otras palabras:
“La aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Construcción social de aprendizajes significativos y útiles para el desempeño productivo en una situación real de trabajo obtenida no sólo a través de la instrucción, sino también mediante el aprendizaje de situaciones de trabajo” (SENCE, 2003).
TIPO DE COMPETENCIAS
La clasificación más común son tres tipos de competencias: competencias básicas, transversales y específicas.
1. Competencias Básicas: Son un enclave fundamental.
- Procesar el pensamiento abstracto. - Capacidad para interpretar instrucciones. - Capacidad de comunicación oral y escrita: uso del lenguaje. - Operacionalización de la lógica - matemática.
2. Competencias Transversales: Desde el sentido común son las competencias que atraviesan familias ocupacionales y que son necesarias para el desempeño en distintos tipos de trabajo.
- Autonomía y aptitud de liderazgo. - Adaptación al cambio. - Comunicación y trabajo en equipo.
3. Competencias Específicas: Son los comportamientos laborales de índole técnico o profesionales vinculados a un área ocupacional determinada, al mismo tiempo están asociadas a una técnica relacionada con instrumentos y lenguaje técnico de una determinada función productiva.
- Conocimientos y destrezas ligadas a las familias ocupacionales. - Desarrollo de habilidades propias y características de las áreas ocupacionales.
CAPACITACIÓN BASADA EN COMPETENCIAS
Ante la presencia de estos nuevos conceptos tales como las competencias, estamos frente a una pérdida relativa de importancia de la capacitación, en su sentido más tradicional. Esto por el cambio que ha experimentado lo que entendemos por conocimiento, en cuanto a que tiende a estar cada vez más fuera de nosotros, en muchos sitios y no sólo en las salas, en los libros y en otras pocas fuentes como estaba anteriormente. Por tanto, las habilidades que tiene que desarrollar ahora quien se capacita, son distintas a las habilidades que desarrolla alguien que está almacenando conocimiento.
El enfoque basado en competencias busca delimitar claramente lo que una persona debe hacer para desempeñar eficientemente una función. Los diseñadores de la capacitación tienen que construir estrategias para que los participantes hagan acciones concretas con la nueva enseñanza y, para ello, no necesitan memorizar tanto material, es decir, los contenidos principales son las estrategias cognitivas.
LA CARRERA LABORAL
Históricamente los empleados eran contratados para realizar labores específicas de acuerdo a las necesidades de la empresa. En un principio Taylor trabajaba en la administración con empleados inmigrantes analfabetos acostumbrados a recibir órdenes y aceptarlas. Hoy los trabajadores son cada vez más especializados, sin que esto sea un impedimento a su multifuncionalidad. En esta nueva era de creciente movilidad de los empleados, especialmente entre talento técnico, profesional y gerencial las necesidades de las compañías han cambiado al respecto. Las empresas adoptan diversos modelos de gestión de carrera según su estrategia y condiciones competitivas o tipo de negocios que abarcan, así como el tipo de personal que requieren para su operación. Así, las compañías que enfatizan un liderazgo en costos y que suelen ser más estables, grandes y monoproductoras (producto o servicio dominante) suelen funcionar sobre la base de una estrategia de carrera, con énfasis en carrera interna con reclutamiento en la base, o bimodal (base o empleo no especializado, operativo y base o empleo especializado profesional) junto con promociones internas por una parte, además de un énfasis en la progresión en función de contribuciones grupales bajo la noción de trabajadores - colaboradores. Por lo general son empresas de tipo monopólico y de utilidad pública las que utilizan este enfoque. El modelo que suele requerir la empresa que emplea una estrategia de diferenciación cuyo mercado es más competitivo y suele darse en empresas fuertes y dominantes, o líderes de mercado, se parece al sistema de carrera típico de los académicos en las universidades, donde hay jerarquías marcadas en que la carrera es interna también y el reclutamiento se hace en la base, pero las promociones y recompensas, así como el criterio de evaluación es individual. Las empresas muy competitivas en costos y focalizadas, no dominantes que sufren frecuentes reestructuraciones (comercio, industria, de consumo masivo, servicios personales masivos, etc.). Si bien éstas enfatizan la contribución grupal, enfocan externamente el reclutamiento, tienen usualmente alta rotación dada sus dificultades competitivas y el énfasis de la carrera está más bien dado en un no muy estructurado esfuerzo por retener sus talentos centrales y esenciales, procurando que las reducciones y frecuentes despidos respeten los criterios de antigüedad y lealtad. Por último está el modelo de carrera, más sui generis que está surgiendo ligado al desarrollo de la "nueva economía" con otro concepto de carrera, mucho más centrado en la responsabilidad individual que en la gestión de la compañía, que pone su mayor esfuerzo en el reclutamiento de talentos, preponderantemente externo, al igual, por contribución individual y grupal para la progresión. Sin prescindir del fomento de la formación de equipos de alto desempeño, se busca con gran énfasis la contribución individual de jugadores "estrellas", que hay que levantar, compensar y retener y que pasa a ser el principal tema en cuanto a carrera. La planeación y desarrollo de carrera son conceptos relativamente nuevos. La responsabilidad a diferencia de antaño, en el desarrollo de carrera, es de las personas quienes deben orientar sus esfuerzos a logro de metas y mejoras en su desempeño.
COACHING
El coaching está orientado a los equipos de trabajo de una organización, es un conjunto de esfuerzos y técnicas cuyo objetivo es lograr la eficacia en los aportes de los empleados, en sus resultados y en el impacto de la motivación y satisfacción. Es una acción que se realiza directamente sobre las personas para que éstas den lo mejor de si mismo y contribuyan a lograr los resultados perseguidos por las empresas. Es un proceso de orientación y entrenamiento. El coach (entrenador) juega un papel fundamental, es quien recomienda o elabora las directrices a seguir, debe ser capaz de motivar, diseñar la estrategia y lograr el compromiso de los empleados. Para ello, se debe explicar el propósito e importancia de lo que se está tratando de enseñar a la persona, explicar las técnicas que deberían usar, mostrar cómo se hace, proveer retroalimentación para corregir o reforzar, y poseer empatía para lograr una buena relación. Es importante, además, que el coach pertenezca al mundo de la empresa y que posea experiencia (W. Byham).
Para las organizaciones el coaching adquiere importancia por los siguientes aspectos: - Permite que las personas se adapten a los cambios de una manera eficiente. - Estimula a las personas en la producción de resultados. - Facilita las relaciones interpersonales. - Aprovecha la potencialidad de las personas permitiendo lograr los objetivos.
Dentro de los beneficios: - Aumenta la productividad y la rentabilidad. - Disminuye el ausentismo laboral. - Potencia la capacidad individual para el logro de objetivos. - Aumenta el nivel de satisfacción laboral.
El papel del coach es trascendente para lograr los objetivos propuestos, para ello deberá inspirar confianza en los subordinados, deberá promover la unidad del equipo, potenciar las capacidades individuales y orientar estos esfuerzos en beneficio de la organización.
CLIMA ORGANIZACIONAL
“Fenómeno interviniente que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la organización en cuanto a productividad, satisfacción, rotación, ausentismo, etc.” (Litwin) “Características organizacionales tangibles que influyen sobre la conducta de sus integrantes” “Percepciones personales de los integrantes de una organización” Desde esta perspectiva el clima es una descripción individual o personal del entorno organizacional.
Las definiciones anteriores hacen mención a la percepción que tiene el trabajador respecto del ambiente organizacional y se expresa en la sensación, carácter y personalidad de este. Esta percepción tiene que ver con la satisfacción ,que experimenta el trabajador en su organización respecto de la posibilidad de desarrollar sus proyectos personales, su interacción frente a las personas y al trabajo cotidiano. En general el clima organizacional se considera sinónimo de ambiente organizacional, ya que tanto las condiciones físicas, la estructura y las políticas influyen en las personas. Otros autores lo vinculan con aspectos relacionados con los valores, actitudes y motivación de las personas. Las influencias de la sociedad se manifiestan en el clima organizacional; el nivel educacional llevará a las personas a buscar empleos donde puedan desarrollar de mejor manera sus competencias, la tecnología permite eficientar procesos, impacta en la motivación, y su utilización provoca satisfacción, la diversidad de la fuerza de trabajo, con sus aportes, entrega creatividad y un ambiente más atractivo. Cuando las organizaciones tienen un buen clima organizacional logran reducir costos, disminuyen la rotación de personal y mejoran las relaciones interpersonales, un clima hostil, por el contrario, genera conflictos, aumenta el ausentismo, pérdida del entusiasmo, disminución de la productividad. La evaluación del clima organizacional es un proceso que se caracteriza por la aplicación de un instrumento utilizado para medir la percepción que tienen las personas, en relación al lugar donde trabajan, la recolección de la información se hace a través de un cuestionario, y le sirve a la organización para identificar aquellos aspectos fundamentales que repercuten en la motivación y el compromiso, dimensionar el impacto de hechos recientes (decisiones), mejorar los aspectos más críticos de la gestión, así como, potenciar las fortalezas.
INDICADORES DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Un indicador de gestión de recursos humanos es un parámetro de medición que entrega información relevante respecto del comportamiento de la organización y su impacto en el resultado global. El objetivo principal de utilizar estos indicadores es detectar las acciones deficitarias y proponer las acciones correctivas que permitan una mejor toma de decisiones. Dentro de los principales indicadores de gestión se encuentran los siguientes:
Planes de Carrera Índices de Sucesión = Reemplazos hechos con el plan / Número de puestos a ser reemplazados. Objetivo: mostrar el número total de plazas reemplazables de acuerdo con el plan de carrera.
Capacitación Factor empleados capacitados = empleados capacitados / número total de empleados. Costo de capacitación por empleado = Costo de capacitación / Personal capacitado.
Objetivo: Verificar el costo de capacitación, así como, verificar el personal que cuenta o requiere capacitación.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Es un esfuerzo planeado que abarca toda la organización con el objetivo de aumentar la eficiencia a través de intervenciones planeadas.